virtuális rendezvénymegoldások

Bevezető

A járvány által okozott helyzetben óriási teret kaptak a virtuális események. Történetük azonban nem most indult, és nagyon úgy tűnik, hogy a vírust követően is hosszú életűek maradnak.

Bár a virtuális események kétségtelenül töredékét sem képesek nyújtani annak az élménynek, amit egy élő rendezvény, de szerepük és jelentőségük nem elhanyagolható. Egyes funkciókat akár az élő rendezvényeket megközelítő módon lehet használni, pont ezért maradnak majd életképesek a járványt követően is.

Ezt mi sem bizonyítja jobban, mint az a felmérés, mely szerint a rendezvényszakmán belül megkérdezettek 68%-a gondolja úgy, hogy a rendezvénypiac jelentős részét teszik majd ki a virtuális események.

A “MEGFELELŐ RENDEZVÉNYFORMA MEGHATÁROZÁSA” című fejezetünknél azt is láttuk, hogy sok esetben a virtuális esemény lehet az egyetlen megoldás. Akár a korlátozások miatt, vagy pusztán egészségbiztonsági szempontból, de érdemes egy teljesen új üzleti lehetőségként is tekinteni rá.

Fontosnak tartjuk kiemelni, hogy a virtuális vagy digitális rendezvénymegoldások leginkább az élő rendezvények mellett, kiegészítő szolgáltatásként működnek a leghatékonyabban.

A virtuális rendezvények főbb előnyei:

globális

új szponzorálási lehetőségek

rugalmas és variálható, akár az utolsó pillanatban is

könnyű kapcsolatteremtés a platformokon keresztül

kiválóan alkalmas
visszajelzések begyűjtésére

Résztvevői szempontból a virtuális eseményekkel szemben támasztott követelmények nem sokban térnek el az élő rendezvényekétől, azaz a fő célok a

KNOWLEDGE

tudás megszerzése

NETWORKING

kapcsolatteremtés

BUSINESS LEAD

potenciális vásárlók megszerzése

Ugyanakkor az élő rendezvényekkel összehasonlítva más jellegű kihívásokkal találkozunk. Egyrészt olyan készülék elé ültetjük le a résztvevőinket (laptop, tablet, okostelefon), amely számtalan egyéb online vagy offline lehetőséget kínál, így a felhasználó figyelme időben csökken vagy elterelődik. A másik nagy kihívás, hogy a résztvevők többsége saját otthonából jelentkezik be, ezért a körülötte lévő ingerek miatt még inkább megosztódik a figyelme.

Azon virtuális események a leghatékonyabbak, ahol a megfelelően összeállított tartalom bemutatása során sikerül a vendégeket aktív részvételre ösztönözni. Kutatásunk során tehát azt vizsgáltuk, miként lehet ezt a két területet, vagyis a tartalmat és az interaktivitást fejleszteni. Mielőtt azonban kitérnénk erre, nézzük meg, melyek egy virtuális esemény alapelemei, és miként lehet azokat fejleszteni a fent említett célok érdekében:

Bevett szokás, hogy egy élő rendezvénynek saját weboldala van (EVENT WEBSITE), ahol a rendezvénnyel kapcsolatos információk elérhetők vagy előzetesen regisztrálni lehet. A virtuális eseménynél ezen funkciókon túl az ún. EVENT PLATFORM már konkrétan az a webes felület, ahol maga a rendezvény zajlik. Akár rendezvény weboldaláról is átirányíthatók a résztvevők arra a virtuális felületre, ahol már konkrét, a részvétellel kapcsolatos teendők hajthatók végre: elkészíthetjük saját profilunkat, rákereshetünk az esemény előadóira és résztvevőire, tájékozódhatunk a programokról, illetve ezen a felületen nézhetjük az előadásokat is LIVE PRESENTATION (élő előadás) vagy RECORDED CONTENT (rögzített tartalom) formájában.

Az előadások alatt ezen a platformon

 tehetünk fel kérdéseket (QUESTION AND ANSWER),

szavazhatunk a feltett kérdésekre (LIVE POLLING),

elkészíthetjük a csak saját magunk számára elérhető jegyzeteinket (NOTE TAKING),

virtuálisan meglátogathatunk kiállítói vagy szponzori standokat (EXHIBITORS),

írott vagy video chat formában kommunikálhatunk a többi résztvevővel (NETWORKING).

Ez a felület sok esetben azt is lehetővé teszi, hogy közvetlenül posztoljunk az eseménnyel kapcsolatosan a közösségi média oldalakon (SOCIAL SHARING), de akár azonnali visszajelzést is adhatunk az eseményről (FEEDBACK SURVEYS).

A működő event platformok választéka nagyon széles. Az Event Manager Blog egyik tanulmánya (The Virtual Event Tech Guide) 94 db nemzetközi alkalmazást hasonlít össze, de sok esetben egy-egy rendezvényhez önálló EVENT PLATFORM is készül.

A legtöbb alkalmazás rendelkezik a fent felsorolt funkciókkal, ugyanakkor a virtuális esemény szervezői döntően növelhetik a tartalom minőségét és az interaktivitást.

A virtuális élmény fokozására használható eszközöket az alábbiak szerint csoportosítottuk:

Content enhancement tools

ötletek és megoldások, amelyekkel érdekesebbé, vonzóbbá tehetjük a virtuális esemény tartalmát

VISUAL ENHANCEMENT TOOLS

eszközök és szolgáltatások, amelyekkel látványosabbá tehetjük a virtuális esemény képi világát

INTERACTIVE
TOOLS

interaktív eszközök és megoldások, amelyek használatával a résztvevők aktív szereplői lehetnek a virtuális eseménynek

TECHNOLOGICAL ENHANCEMENT TOOLS

olyan technológiai újdonságok és érdekes fejlesztések, amelyekkel izgalmasabbá, színesebbé tehetjük a teljes virtuális eseményt

© SPECIAL EFFECTS ZRT.
kraftwerk design & production llc.
MINDEN JOG FENNTARTVA. 2020